Ob Firmenevent oder größere Familienfeier: Ein Fest unter freiem Himmel an einem lauen Sommerabend garantiert eine ganz besondere Atmosphäre. Der Caterer kann einiges dafür tun, dass die Gäste den Abend noch lange in positiver Erinnerung behalten.
Die Wünsche des Gastgebers und seiner Gäste stehen selbstverständlich im Zentrum der Planungen des Catering-Unternehmens und müssen berücksichtigt werden. Ein Sommerfest soll Spaß und Unterhaltung bieten. Die Gäste werden positiv auf das Event eingestimmt, wenn sie schon beim Eintreffen aufmerksam begrüßt werden. Das kann beispielsweise ein Musiker übernehmen oder auch ein Zauberer oder Comedy-Butler. Sehr gut kommt es seiner Erfahrung nach bei den Gästen an, wenn Fackeln oder ein roter Teppich den Weg zur Party weisen. Das ist beides nicht teuer, aber die Gäste fühlen sich gut empfangen.
Voraussetzung für ein gelungenes Fest sind eine stimmige Dekoration sowie passendes Equipment in möglichst einheitlichem Stil und ausreichender Anzahl. Eröffnen sollte der Gastgeber das Buffet offiziell, damit alle Gäste abgeholt fühlen.
Gut auf dem Tisch machen sich etwa Saucieren und Karaffen. Sie können für verschiedene Zwecke eingesetzt werden, z. B. um Saucen, Dips oder Marmeladen raffiniert zu servieren, in größerer Ausführung auch für Wein oder Salatdressings. Stilvoll wirken auch Pyramidengläser: Drei unterschiedlich große Gläser, die stapelbar sind und die Food-Kreationen auf eine ganz andere Art präsentieren. Tolle Akzente setzen Mini-Gläser und Schälchen, etwa für Desserts oder Vorspeisen. Diese können dann auf Buffet-Etageren oder modular kombinierbaren Buffetsystemen entsprechend angerichtet werden. Die Beschriftung der Speisen auf dem Büfett kannst du klassisch mit Faltkarten erledigen oder kleine Aufsteller verwenden.
Extrem ärgerlich für die Gäste ist es, wenn eigentlich warme Speisen kalt serviert werden. Verhindern kann der Caterer dies z. B. mit passenden Thermo-Transportbehältern. Diese sind idealerweise von ca. -40 bis +100 Grad Celsius temperaturbeständig – im Sommer sind sie ein absolutes Muss zur sachgemäßen Kühlung von Desserts oder kalten Vorspeisen. Vor Ort sorgen Chafing-Dishes dafür, dass die Speisen nicht nur ansprechend präsentiert werden, sondern auch warm auf dem Teller landen.
Auch bei den Möbeln kannst du mit passenden Hussen im Handumdrehen verschiedene Looks gestalten. Festlich elegant mit weißen Stoffhussen oder etwas lockerer mit farbigen Stretch-Hussen für Stehtische.
Gäste kommen zu einem Sommerfest, weil sie unterhalten werden wollen und gerne einige Stunden in Gesellschaft verbringen möchten. Der Gastgeber sollte sie deshalb nicht sich selbst überlassen. Stehtische lockern die Kommunikation und das gegenseitige Kennenlernen der Partygäste auf. Damit sich die Gäste wohlfühlen, gilt es, immer genug Servicepersonal vor Ort zu haben, das sich aufmerksam um sie kümmert und ihre Wünsche erfüllt. Wenn jedoch Gastgeber oder Gäste längere Reden halten, sollte der Service kurzfristig eingestellt werden. Tellergeklapper oder Gläserklirren wäre extrem störend.
Eröffnen kann man Sommerfeste mit frischen, leichten Getränken mit wenig Alkohol und Cocktails. Sehr angesagt und dabei ganz unkompliziert sind Saftschorlen mit exotischen Früchten und Sekt mit Rhabarbersaft. Für die richtige Kühlung an heißen Tagen sorgen nicht nur Kühlschränke, sondern auch Flaschenkühler direkt auf den Tischen. Wenn sich die Gäste selbst bedienen, sollten eher doppelwandige Kühler ohne Eiswürfel zum Einsatz kommen, damit die Gäste nicht mit nassen Flaschen hantieren müssen.
Die Speisen sollten selbstverständlich nach Wunsch des Gastgebers ausgewählt werden. Eine intensive Beratung ist hier auf jeden Fall erforderlich. Für die Sommermonate eignen sich Grill-Events, Front-Cooking im mediterranen Stil oder Kochaktionen mit dem Wok besonders gut. Viele Gastgeber legen Wert darauf, dass Speisen aus regionaler und nachhaltiger Produktion auf den Tisch kommen. Beim Dessert kann der Caterer mit einfachen Mitteln viel erreichen. Er kann etwa ein Mini-Feuerwerk mit Wunderkerzen auf dem Dessert-Büfett arrangieren, das die Aufmerksamkeit der Gäste garantiert. Sehr gut kommt bei den Gästen ein Mitternachts-Snack an – das muss kein großes Menü sein, es reicht ein einfaches Gericht wie zum Beispiel Currywurst.
Caterer sollten ihre Planung fest im Griff haben: Sind alle erforderlichen Genehmigungen eingeholt? Gibt es genug Personal? Das muss rechtzeitig organisiert werden, nicht erst kurzfristig. Wichtig ist es auch, die Location im Vorfeld zu überprüfen: Gibt es eine Lösung für schlechtes Wetter? Sind Wasser- und Stromversorgung gewährleistet? Sind genügend Toiletten vorhanden? Sind sie in einwandfreiem Zustand? Dieser Punkt muss übrigens auch während des Festes regelmäßig überprüft werden. Auch die Entsorgung von Abfällen und die Rücknahme von Geschirr, Gläsern und Besteck sollten durchgeplant sein. Zu guter Letzt sollte eines nicht vergessen werden: Ein sorgfältiges Briefing der Mitarbeiter, was von ihnen erwartet wird. Das erspart im Catering Stress und Ärger während des Festes!
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