Früher oder später wird sie kommen: die erste Betriebsprüfung! Beim Gedanken daran müssen neue Gastro Unternehmer allerdings keine Schweißausbrüche bekommen. Wenn du von Anfang an alles korrekt dokumentierst, die Unterlagen richtig aufbewahrst und steuerliche Unklarheiten vermeidest, ist eine Betriebsprüfung kein Grund zur Aufregung.
Damit die erste Betriebsprüfung (und alle weiteren) gut über die Bühne gehen, solltest du die Antworten auf einige Fragen kennen:
Schon seit einigen Jahren finden Betriebsprüfungen immer häufiger statt. Es ist davon auszugehen, dass sich Gastronomen ab 2018 auf eine jährliche Betriebsprüfung einstellen müssen.
In der Regel wirst du nicht einfach vom Betriebsprüfer überfallen, sondern im Voraus über eine anstehende Prüfung informiert. Einzige Ausnahme: Stehst du im Fokus einer Steuerfahndung/des Finanzamts oder bist schon vermehrt negativ aufgefallen, was die Umsatzsteuer betrifft, kann eine Betriebsprüfung auch stattfinden, ohne dass du vorher davon in Kenntnis gesetzt wirst.
Normalerweise einfach, weil du „dran“ bist. In der Regel kommt das Finanzamt nicht, weil du etwas verbrochen hast, sondern im Rahmen von Quer- und Zufallsprüfungen. Allerdings gibt es auch Faktoren, anhand derer Unternehmer für eine Betriebsprüfung ausgewählt werden, beispielsweise auffällig hohe Verluste, starke Gewinnschwankungen oder anonyme Anzeigen. Ein falsch oder unzureichend geführtes Kassenbuch kann ebenfalls Grund für eine Prüfung sein.
Achtung: In der Gastronomie ist Bargeld das führende Zahlungsmittel. Deshalb wird hier besonders stark auf Schwarzarbeit kontrolliert!
Die Prüfer benutzen eine spezielle Software, um zu kontrollieren, ob du alles korrekt dokumentiert und hinterlegt hast. Diese Software (IDEA: Interactive Data Extraction and Analysis) kann eine große Anzahl an Daten importieren, selektieren und analysieren.
Die Prüfer kontrollieren alles, was mit deiner Kasse zu tun hat. Also sämtliche Fehlbeträge, Einlagen, Darlehen, Stornierungen, Rabatte, Bewirtungsbelege. Auch eine Auflistung der gekauften und verkauften Waren kann verlangt werden. Unternehmer sollten bei der Führung ihres Kassenbuchs also sehr sorgfältig vorgehen. Es gibt spezielle Kassensysteme, wie zum Beispiel das iPad-Kassensystem von orderbird, die dir die Dokumentation erleichtert. So verlierst du nicht den Überblick.
Ja. Die Finanzämter gehen von durchschnittlichen Werten aus. Bei Getränken rechnet das Finanzamt mit Einnahmen von 35 Prozent. In einer Bar beträgt der durchschnittliche Wareneinsatz 25 Prozent, Bruch oder Verlust wird mit drei Prozent berechnet. Alles, was zu stark von diesen Richtwerten abweicht, ist per se erst einmal verdächtig. Achte darauf, alle Besonderheiten und Abweichungen genau zu dokumentieren – auch Stornierungen!
Wie schon angedeutet: Alles. Von Rabatten und Sonderaktionen über Preisänderungen zur Lagerverwaltung – alles, was mit Geld und Warenflüssen zu tun hat, muss nachvollziehbar festgehalten und zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
Vergiss nicht, auch Bewirtungskosten von Mitarbeitern und Angebotsänderungen zu dokumentieren!
Wenn du diese Tipps beachtest, musst du keine Angst vor einer Betriebsprüfung haben. Denn wer seine Kasse ordentlich und nachvollziehbar führt, hat bei einer Prüfung nichts zu befürchten. Wer sich unsicher ist, kann auch seinen Steuerberater zu Rate ziehen. Für besonders vorsichtige Gastronomen gibt es außerdem die Möglichkeit, Seminare zur richtigen Kassenbuchpflege zu besuchen.
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