Ab wann ist das Thema Steuern relevant für Neugründer?

Gründer müssen sich bei der Erstellung ihres Businessplans sehr früh mit dem Thema Steuern auseinandersetzen. Ein plausibler Businessplan ist für das Beantragen von Krediten oder Existenzgründungszuschüssen obligatorisch. Dabei ist auch die angestrebte Unternehmensform anzugeben. Entscheidend ist neben einigen anderen Kriterien auch die unterschiedliche steuerliche Behandlung von Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften. Nach der Gründung müssen direkt steuerliche Fristen eingehalten werden. Ab da ist es ratsam, sich Hilfe vom Steuerberater zu holen.

In einem Restaurant ist diese Frage schnell beantwortet.

„Essen to go bedeutet 7 % Umsatzsteuer, beim Verzehr vor Ort fallen 19 % an.“

Aber wie sieht es zum Beispiel an einer Imbissbude aus? Da kommt es darauf an, ob es Stehtische oder Ähnliches gibt. Dann wird die Frage, ob hier gegessen wird oder das Essen mitgenommen wird, tatsächlich relevant. Bei einem reinen Verkaufsstand gelten immer die 7 % Umsatzsteuer.
Die Leistungen eines Partyservice oder Cateringservice werden mit dem regulären Satz besteuert, wenn auch Geschirr und Besteck geliefert und abgeholt werden. Dann liegt aus Sicht der Steuerbehörde eine Bewirtungssituation vor.

Für Streetfood-Stände und ähnliche Gastro-Gewerbearten muss übrigens ein „Umsatzsteuerheft“ geführt werden. Es handelt sich um ein „fahrendes Gewerbe bzw. Schausteller“, somit unterliegt das Geschäft der Pflicht zur Zusatzsaufzeichnung mit zusätzlicher Kontrollfunktion durch das Finanzamt. Ein Gewerbeschein ist kostenintensiv, aber erforderlich. Je nach Ausmaß der Geschäftstätigkeit und nach Abwägung der Vor- und Nachteile ist die passende Unternehmensform der Einzelunternehmung zu wählen. Abhängig vom Erfolg können später auch andere Rechtsformen steuerlich günstiger sein.

In Deutschland, dem Steuer-Dschungel Nummer eins, sollte jeder Unternehmer einen Steuerberater haben, besonders die Gastronomen. Grundsätzlich können Gastronomen sämtliche Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Das fängt bei der Ladenmiete an, geht über die Personalkosten bis hin zu Werbemaßnahmen. Neben den umfangreichen Pflichten, gibt es diverse Rechte und Steuer-Tipps, die relevant sind, um Geld zu sparen.

Prinzipiell muss immer lückenlos dokumentiert werden, damit bei einer möglichen Steuerprüfung erst gar keine Fragen aufkommen und jede Möglichkeit zum Sparen von Steuern genutzt werden kann.

Gesetzlich ist jeder Gastronom verpflichtet, geschäftliche Unterlagen aufzubewahren – teils zehn Jahre, teils sechs Jahre. Bitte denke hier an die begrenzte Haltbarkeit von Thermo-Belegen. Heißt, du solltest möglichst schnell Scans oder Kopien von diesen Belegen machen, damit du nach ein paar Jahren nicht eine Menge leerer Zettel in deinem Archiv liegen hast.

Gutscheine für Gäste müssen nach verschiedenen Kriterien versteuert werden. Zum Beispiel wird beim Zeitpunkt der Versteuerung nach Sach- und Wertgutschein unterschieden.

An Rechnungen stellt das Finanzamt eine ganze Liste an Forderungen. Dort gibt es beispielsweise Mindestangaben wie Name und Anschrift des Liefernden oder Leistenden sowie des Leistungsempfängers, Art und Umfang der Leistung, Zeitpunkt der Lieferung, Kosten, Steuerbetrag, anzuwendender Steuersatz, fortlaufende Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum der Rechnung, erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Elektronische Rechnungen sind Papierrechnungen übrigens gleichgestellt.

Betriebsfeiern und Geschenke an die Mitarbeiter sind unter bestimmten Voraussetzungen wie z. B. einer Grenze pro Mitarbeiter und Monat steuerfrei.
Einer der größten Fehler, die Gastronomen beim Thema Steuer häufig machen, passiert bei der Berechnung der veranschlagten Preise. Schon bei der Preiskalkulation solltest du auf die Umsatzsteuer achten, da diese monatlich abgeführt werden muss.

Seit 2016 gilt die Verpflichtung zur Belegerteilung und Barzahlungsermittlung. Es sind nur noch Kassensysteme steuerlich unbedenklich, die alle Transaktionen nach Vorgabe des Finanzamts speichern, aufzeichnen und auch auslesen lassen. Die offene Ladenkasse ist aber weiterhin erlaubt. Insbesondere für Gastronomen mit niedrigen Jahresumsätzen von unter 15.000 Euro im Jahr gelten etwas lockerere Regeln. Seit 2017 gilt: Das elektronische Sicherungs- oder Aufzeichnungssystem ist durch eine technische Sicherungseinrichtung gegen Manipulation zu schützen.

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