Was macht ein gutes Restaurant aus? Ganz klar leckere Gerichte, hohe Qualität der Zutaten und gut ausgebildete Servicekräfte – würden zumindest Gäste sagen. Aus Branchensicht erkennt man eine erstklassige Gastwirtschaft jedoch erst beim Blick hinter die Kulissen: Wenn das Küchenpersonal Lebensmittel vorschriftsmäßig lagert, großer Wert auf Hygiene gelegt wird und vor allen Dingen wenn der Betrieb seine Finanzen im Griff hat. Gerade was Buchhaltung und Warenwirtschaft angeht, gelten in der Branche strenge Vorschriften. Wer seine Bücher nicht richtig führt, riskiert unter Umständen hohe Strafen oder verliert sogar seine Konzession. Damit dir das nicht passiert, verraten wir hier, auf was es bei Buchführung und Warenlogistik im Gastgewerbe ankommt und wie du mit Software-Lösungen sogar noch mehr Zeit für deine Gäste übrig hast.
Die oberste Regel für eine saubere Finanzführung lautet: Ordnung halten. Schließlich musst du alle Buchungen gegenüber dem Finanzamt nachweisen können. Hebe deshalb Belege aller Art auf. Dann hast du schon mal einen groben Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben. Zudem gelten ab einer bestimmten Umsatzhöhe für einige Dokumente strenge Aufbewahrungsfristen. Heftest du deine Unterlagen systematisch und lückenlos ab, ist das schon mal eine verlässliche Grundlage für den Jahresabschluss.
Hier reicht in der Gastronomiebranche eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) aus. Merkmal dieser Buchhaltungsform ist, dass alle Einnahmen und Ausgaben in einer Liste erfasst werden – und das chronologisch und lückenlos. Klafft irgendwo eine große Lücke, schätzt das Finanzamt die fehlenden Beträge und das nicht zu deinem Vorteil. Geführt wird die EÜR entweder in Form der Soll- oder der Ist-Versteuerung. Für Restaurants macht im Vergleich die erste Variante mehr Sinn, weil hier zusätzlich noch nicht beglichene Rechnungen (sowohl ein- als auch ausgehend) berücksichtigt werden. Zwar musst du auf diese Weise die Umsatzsteuer der noch offenstehenden Forderungen auslegen. Dafür kannst du auf der anderen Seite die fehlenden Vorsteuerbeträge beim Fiskus einfordern und deine finanzielle Auswertung wird so aussagekräftiger.
Ein wichtiger Posten bei der Buchführung sind zu guter Letzt die Personalkosten. Da speziell Aushilfen in der Branche gerne mal schwarz angestellt werden, musst du diese Abgaben äußerst penibel dokumentieren und die Arbeitszeiten deiner Angestellten lückenlos erfassen. Schließlich kennt das Finanzamt hier keine Gnade. Bei der gastronomischen Buchführung ist es mit diesen Punkten aber noch nicht getan.
Im Restaurantalltag spielen außerdem Abschreibungen, Rechnungen, das Kassenbuch und viele weitere Faktoren eine große Rolle bei der Abrechnung. Hast du keinen Steuerberater an der Hand, kannst du deine Finanzen natürlich selber managen. Am besten geht das mit einer entsprechenden Software, deren umfassender Funktionsumfang den bürokratischen Aufwand massiv reduziert.
Neben der aufwändigen Erfassung aller Kapitalbewegungen ist die Warenwirtschaft die zweite große Baustelle der Restaurantverwaltung. Hier dreht sich alles um die Überwachung, Beschaffung und Qualitätssicherung der Waren sowie Zutaten, die im Restaurant angeboten werden. Wurden die Lagerbestände früher noch mühsam mit Karteikarten oder Bestandsbüchern kontrolliert, laufen Prozesse wie die Auftragsbearbeitung heute dank spezieller Warenwirtschaftssysteme automatisiert ab – eine echte Zeitersparnis.
Davon profitiert in erster Linie der Einkauf, der ohne aktuelle Bestandsdaten nicht arbeiten kann. Schließlich sind die Angestellten in der Warenbeschaffung dafür zuständig, nicht nur genügend Produkte zu ordern, sondern diese auch rechtzeitig, frisch und schnell ins Restaurant zu bringen – und das alles noch zu einem günstigen Preis. Detaillierte Lieferstatistiken erleichtern diese Aufgaben, was dafür sorgt, dass die Lagerkosten im Rahmen bleiben und Waren rechtzeitig vor dem Verfallsdatum verarbeitet werden. Das schont zusätzlich die Umwelt.
Funktionieren kann dieses System jedoch nur, wenn alle Mitarbeiter sowie deren Aufgaben innerhalb des Warenprozesses von der Software berücksichtigt werden. Ist der Arbeitsablauf nicht vollständig oder haben Mitarbeiter keinen Zugriff auf das System, stimmen Lagerdaten unter Umständen nicht mehr mit der Realität überein – die Planungsgrundlage ist dahin.
Zusammengefasst hat die Digitalisierung schön längst in der Gastronomie Einzug gehalten. Vor allem bei Aufgaben wie der Buchführung oder der Warenwirtschaft können bedürfnisorientierte Anwendungen den Restaurantmitarbeitern und der -verwaltung den Arbeitsalltag erleichtern und im Bestfall sogar Kosteneinsparungen bringen.
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