Gewinn- und Kostenoptimierung in der Gastronomie

Wer sich informiert, hat viele Möglichkeiten, unnötige Kosten einzusparen und so den Gewinn zu maximieren.

Richard Wagner ist Geschäftsführer der BUHL Lohn GmbH in Augsburg. Im Interview verrät der studierte Betriebswirtschaftler, Diplom-Kaufmann und examinierte Steuerberater, welche Möglichkeiten ein Gastronom nutzen sollte, um mehr zu verdienen.

Was ist Ihrer Erfahrung nach die wichtigste betriebswirtschaftliche Stellschraube, mit der ein Gastronom seine Kosten senken und seine Gewinne steigern kann?

Am bedeutsamsten sind hier wohl die Personalkosten. Es ist wichtig, dass der Gastronom sein Personal zielgerichtet und planvoll einsetzt. Dazu gehört auch, dass er für jeden Mitarbeiter die richtige Beschäftigungsform findet – und die hängt vom jeweiligen Einsatz ab.

Bleiben wir beim Personal: Was für Möglichkeiten habe ich denn, um meine Lohnkosten optimieren?

Nehmen wir z. B. ein Geschäft mit angeschlossenem Biergarten. Wenn ich für die Saison Aushilfen auf 450-Euro-Basis einstelle, dann fallen hohe pauschale Abgaben an, für die weder ich noch meine Mitarbeiter Gegenleistungen erhalten. Stolze 28 % Pauschalabgaben muss der Arbeitgeber in der Regel an die Knappschaft Bahn-See abführen. Dazu kommen oft noch pauschal 2% für Lohnsteuer. Das macht dann bei einem 450-Euro-Job bis zu 135 Euro pro Monat. Dieses Geld kann ich mir bei planvollem und zielgerichtetem Einsatz meines Personals sparen – indem ich meine Aushilfen als kurzfristig beschäftigte Mitarbeiter einstelle. Statt 135 Euro ohne Gegenleistung an den Staat abzuführen, kann ich z. B. meinem Mitarbeiter einen höheren Stundenlohn bezahlen – und habe trotzdem noch etwas gespart.

Abgesehen vom Personal – wo kann denn noch optimiert werden?

Natürlich spielt beispielsweise auch der Faktor Wareneinsatz eine Rolle: Neben einer sinnvollen Gestaltung der Speisekarte ist es wichtig, dass Lebensmittel nicht verschwendet und überschüssige Lebensmittel möglichst einer Zweitverwertung zugeführt werden. Wer Lebensmittel wegwirft, entsorgt quasi bares Geld. Schließlich ist es auch empfehlenswert, regelmäßig Inventur zu machen. Denn nur so bekomme ich einen Überblick, welche Waren ich tatsächlich verbraucht habe – und erfahre, ob auch Waren aus meinem Lager verschwinden, mit denen ich gar keinen Umsatz mache. Und selbstverständlich ist ein weiterer Schritt, mit dem ein Gastronom mittelfristig seine Gewinne optimieren kann, eine stärkere Konzentration auf sein Kerngeschäft.

Was kann der Gastronom tun, um das zu erreichen?

Jeder sollte das machen, was er am besten kann. Ein Gastronom kann in der Regel richtig gut kochen oder er ist der perfekte Gastgeber. Dagegen fällt es vielen Wirten unheimlich schwer, sich um ihre Buchführung oder ihre Lohnbuchhaltung zu kümmern – weil es keinen Spaß macht und weil oft einfach die Spezialkenntnisse dafür fehlen. Die Lösung lautet: Outsourcing. Als spezialisierter Dienstleister übernehmen wir, die BUHL Lohn GmbH, die Lohn- und Finanzbuchhaltung für gastronomische Betriebe. Dabei geht unser Service über das Verbuchen der reinen Geschäftsvorfälle deutlich hinaus. Wir suchen immer wieder das Gespräch mit unseren Kunden, um ihn auf Schwachstellen und Optimierungsmöglichkeiten hinzuweisen.

Wie sieht es mit den sonstigen Fixkosten aus? Inwiefern sehen Sie hier Möglichkeiten, die Kosten zu senken?

Zunächst lohnt es sich natürlich regelmäßig die Kosten für z. B. Energie und Versicherungen auf Einsparungsmöglichkeiten hin zu überprüfen. Da zahlt sich ein Vergleich der Anbieter mitunter tatsächlich aus. Hier kann man sparen, ganz ohne Qualitätseinbußen – denn der Gast merkt keinen Unterschied, ob der Strom von Lieferant A oder B kommt. Außer den Lohn-, Material- und Energiekosten schlagen in den Fixkosten noch die Pachtkosten mit einem großen Anteil zu Buche.

Was raten Sie hier dem Gastronomen?

Hier empfehle ich den Dialog mit dem Verpächter. Es kann ratsam sein, zunächst eine umsatzabhängige Pacht auszuhandeln, die nach oben gedeckelt sein sollte. Eine Fixpacht birgt dagegen gerade am Anfang das Problem, dass noch nicht genügend Umsatz erwirtschaftet wird. Sie hat aber später, wenn das Geschäft etabliert ist und erfreuliche Umsätze erzielt werden, den Vorteil, dass der Anteil der Pacht an den Umsätzen sinkt. Beide Varianten haben also Vor- und Nachteile. Sollte der Gastronom Eigentümer der Immobilie sein, dann ist es umso wichtiger, frühzeitig Reserven zu bilden, um später notwendige Renovierungen finanzieren zu können.

Wie können sich Gastronomen, die mehr über Optimierungsmöglichkeiten im eigenen Betrieb erfahren möchten, weiterbilden?

Eine sehr gute Möglichkeit, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, was man gerade im kostenintensiven Personalbereich besser machen kann, bietet die Teilnahme an unserer Seminarreihe (https://www.buhl-lohn.de/seminare/). Hier klären wir u. a. Fragen zur optimalen Beschäftigungsform der Mitarbeiter oder zur Organisation der Personalverwaltung. Vom Arbeitsvertrag über Abmeldungen, Krankmeldungen, Sozialversicherungsmeldungen bis zur Beendigung des Arbeitsvertrages – wir machen Gastronomen mit unserem Fachwissen fit, so dass sie Fehler und Streitigkeiten mit dem Personal oder staatlichen Stellen vermeiden können. Auch das spart in der Regel viele Kosten!

Wareneinsatz Küche und Bar
Sind die Gerichte solide kalkuliert? Portionsgrößen, Rezepturen, Garnituren müssen überprüft werden – was kann kostengünstiger hergestellt werden? Was sind Bestseller, was Ladenhüter auf der Karte, worauf könnte man verzichten?

Lieferantenmanagement
Wie hoch ist die Anzahl der Lieferanten? Können Preise nachverhandelt werden? Feste Lieferzeiten machen Warenannahme und Überprüfung planbar und effektiver im Tagesgeschäft. Sonderangebote (im Großmarkt oder von Neu-Lieferanten) verleiten zu unnötigen Ausgaben, verursachen hohe Lagerbestände und das Risiko, Überlagertes später wegwerfen zu müssen.

Mitarbeitereinsatz
Zu welchen Zeiten sind wie viele Mitarbeiter in Küche, Bar und Service im Einsatz? Stimmt der Umsatz pro Mitarbeiter? Wie sind die Mitarbeiter in punkto ökonomischer Wareneinsatz, Einhaltung von Rezepturen, Portionsgrößen, Abfallvermeidung und Arbeitsorganisation geschult?

Auslastung und Öffnungszeiten
Welche Durststrecken gibt es während der Öffnungszeiten? Können diese durch Rabatte, Sonderaktionen, Reservierungsmanagement verringert werden? Könnte man Mitarbeiter flexibler einsetzen, die Tischzeiten besser ausnutzen?

Sonstiges
Gibt es günstigere Anbieter, bessere Tarife für Strom, Gas, Wasser, Telefon? Was kann bei Versicherungen gespart werden? Gibt es Stromfresser unter Herden und Kühlgeräten? Stehen Kühltruhen optimal, gibt es energiesparendere Zubereitungsarten?