Personalkostenoptimierung muss nicht auf Kosten des Personals erfolgen … Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben naturgemäß jeweils unterschiedliche Ansprüche und Anforderungen an das gegenseitige Arbeitsverhältnis. Diese gilt es, in einem passenden Beschäftigungsmodell möglichst elegant unter einen Hut zu bringen. Besondere Aufmerksamkeit ist insbesondere bei Aushilfen geboten: Die in Deutschland noch immer populärste Variante ist hauptsächlich für den Staat eine lukrative Option.
In einer personalintensiven Branche wie dem Gastgewerbe ist es wirtschaftlich entscheidend, dass gerade der Kostenblock Mitarbeiter sehr genau im Blick des Unternehmers ist. Eine sorgfältige Personalbedarfsplanung, die auch der Vermeidung von kostenträchtigen Personalüberhängen dient (zu viel Personal für zu wenige Gäste), ist eine wirksame Maßnahme, um unnötige finanzielle Belastungen des Betriebsergebnisses zu vermeiden. Clevere Unternehmer beginnen aber bereits deutlich früher mit der Kostenoptimierung: »Bereits bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters kann bare Münze gespart werden, vorausgesetzt, der Unternehmer wählt das optimale Beschäftigungsmodell«, versichert Diplom-Jurist Ulrich Müller, Leiter Personal/Administration & Recht der Unternehmen der BUHL-Gruppe mit über 3.500 Beschäftigten. Das gilt natürlich besonders, wenn im Zuge einer Neugründung ein neuer Personalstamm aufgebaut wird.
Es ist nicht alles Gold, was glänzt – diese alte Weisheit trifft im deutschen Arbeitsrecht auch auf das wohl beliebteste Beschäftigungsmodell für Aushilfskräfte zu: den sogenannten 450-Euro-Minijob.
Die Vorteile für alle Beteiligten liegen bei diesem Modell scheinbar auf der Hand: Es ist leicht zu handhaben, kann fortlaufend angewandt werden und der Arbeitnehmer bekommt seinen Lohn (fast) ohne Abzüge ausbezahlt. Ein niedriger pauschaler Lohnsteuersatz von 2 Prozent macht es möglich. So weit, so gut. Oder auch nicht. Befasst man sich nämlich aus unternehmerischer Sicht mit dem Thema, stellt man schnell fest, dass der 450-Euro-Minijob ein echtes Erfolgsmodell ist – jedoch nicht für den Arbeitgeber oder den Arbeitnehmer, sondern vielmehr für den deutschen Staatssäckel.
Eine unbestreitbare Tatsache ist nämlich, dass diese Form des Minijobs für den Arbeitgeber mit pauschalen Abgaben von knapp 30 Prozent an die Kranken- und Rentenversicherung verbunden ist. »Ein 450-Euro-Jobber, der seine Verdienstgrenze ausschöpft, kostet den Arbeitgeber monatlich also rund 585 Euro. Auf das Jahr fallen also 1.620 Euro Pauschalabgaben pro Mitarbeiter an«, rechnet Ulrich Müller vor. Ist doch prima für die Minijobber, denken jetzt bestimmt viele – allerdings ohne die Kehrseite der Medaille zu kennen: »Die Gegenleistungen, die der Arbeitnehmer für diese einbezahlte Pauschale erwarten darf, enttäuschen auf ganzer Linie«, so der Experte.
Ein Beispiel: Der Pauschalbeitrag, den der Unternehmer für seinen Minijob-Mitarbeiter in die Krankenkasse einbezahlt, beläuft sich auf stolze 13 Prozent. Wer jetzt aber glaubt, dass der Arbeitnehmer dadurch eine Gegenleistung von der Versicherung erwarten darf, ist auf dem Holzweg. Die abgeführten Beträge fließen direkt in den allgemeinen Gesundheitsfonds. Der Minijobber geht leer aus. Ein kleiner Schmunzler am Rande: Sollte dein Minijobber privat krankenversichert sein, musst du die Pauschale von 13 Prozent nicht abführen.
Wenigstens einen kleinen Vorteil dürfen sich die Minijobber schließlich aus dem Pauschalbeitrag erhoffen, den der Arbeitgeber in die Rentenversicherung einzahlt – vorausgesetzt der Mitarbeiter lässt sich nicht per Antrag von der Rentenversicherungspflicht befreien. Wollen Minijobber Leistungen in Anspruch nehmen, müssen sie nur die Differenz zum allgemeinen Beitragssatz von 18,6 Prozent selbst tragen – also 3,6 Prozent. Dafür können sie dann im Rahmen der Tätigkeit etwa Pflichtzeiten erwerben, die z.B. bei Ansprüchen auf medizinische Rehabilitation oder Umschulungen nachgewiesen werden müssen. Von eher geringerer Bedeutung sind bei einem Verdienst von maximal 450 Euro dagegen die monetären Auswirkungen auf die Altersrente: Diese bleiben selbst im Fall, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer in die Rentenversicherung einbezahlen und letzterer tatsächlich 450 Euro verdient, monatlich im einstelligen Eurobereich.
Viele Minijobber entscheiden sich deshalb lieber für mehr Bares im Hier und Jetzt, statt für ein paar mickrige Euro im Alter. Für den Arbeitgeber geht das leider nicht so einfach: Er muss die pauschalen Abgaben für die Rentenversicherung trotzdem abführen. Man braucht kaum dazuzusagen, dass 450-Euro-Minijobber weder Ansprüche auf Arbeitslosengeld noch auf Leistungen der Pflegeversicherung geltend machen können, sollten sie nicht an anderer Stelle noch einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung nachkommen.
Nur einen Cent mehr als 450 Euro muss ein Arbeitgeber monatlich in die Hand nehmen, um sich und seinem Arbeitnehmer die zahlreichen Vorteile des sogenannten Midijobs zu sichern.
Der sogenannte Midijob wurde von der Bundesregierung im Jahr 2003 als Bestandteil des Hartz-Konzepts eingeführt, um zu verhindern, dass Arbeitnehmer benachteiligt werden, die nur geringfügig mehr als in einem versicherungsfreien Minijob verdienen. In den Genuss von reduzierten Sozialabgabesätzen kommen demnach jene Teilzeitbeschäftigten, die regelmäßig zwischen 450,01 und 850,00 Euro verdienen.
»Die Beschäftigung in der sogenannten Gleitzone ist aus verschiedenen Gründen eine echte Win-win-Situation für beide Seiten«, erklärt Ulrich Müller. Arbeitgeber profitieren, verglichen mit dem 450-Euro-Minijob, von deutlich niedrigeren Sozialabgaben: Statt einer Pauschale von knapp 30 Prozent werden hier nur 21 Prozent fällig. Für den Arbeitnehmer bietet der Midijob eine besonders günstige Möglichkeit, für den Notfall vorzusorgen: Die Sozialbeiträge in der Gleitzone beginnen bei 11 Prozent und steigen mit dem anfallenden Lohn quasi »gleitend« auf 21 Prozent – was gerade im Niedrigverdienstbereich zu einem erhöhten Nettogehalt führt. Trotz der reduzierten Beitragszahlungen in die Sozialversicherungssysteme ist er vollständig über diese abgesichert – und zwar wirklich auch dann, wenn sein monatlicher Lohn nur einen Cent mehr als 450 Euro beträgt. »Eine winzige Investition mit enorm großen Auswirkungen: Der Arbeitnehmer ist durch den Midijob kranken- und pflegeversichert, hat Anspruch auf Krankengeld sowie auf Leistungen aus der Arbeitslosenversicherung (ALG I). Außerdem ist er in vollem Umfang rentenversichert«, so der Personalexperte.
Gerade für das Gastgewerbe mit seinen typischen Saisonspitzen eignet sich das Modell »Kurzfristige Beschäftigung« in der Regel sehr gut. Zwar gilt es, einige Voraussetzungen und Regeln zu beachten, günstiger wird es für den Arbeitgeber jedoch kaum. Davon kann am Ende auch der Mitarbeiter profitieren.
Eine kurzfristige Beschäftigung liegt dann vor, wenn die Beschäftigung von vornherein auf nicht mehr als drei Monate oder insgesamt 70 Kalendertage angelegt ist. Dazu muss der Arbeitsvertrag schriftlich befristet werden. Der kurzfristige Minijob eignet sich also gerade in der Gastronomie ideal für den Saisonjob im Sommer oder die regelmäßige Aushilfe am umsatzstarken Wochenende.
»Für den Arbeitgeber ist die kurzfristige Beschäftigung das kostengünstigste Beschäftigungsmodell. Er muss keinerlei Sozialabgaben bezahlen. Es sind hier also weder Arbeitnehmer- noch Arbeitgeberanteile zur Kranken-, Pflege- sowie Renten- und Arbeitslosenversicherung zu entrichten«, so Ulrich Müller. »Allerdings fallen für den Mitarbeiter – je nach den individuellen Steuermerkmalen – teils Lohnsteuern an. Spätestens im Rahmen der jährlichen Einkommenssteuererklärung erhält er dann die zu viel bezahlte Lohnsteuer zurück.« Ein kleiner Nachteil gegenüber dem Minijob für den Mitarbeiter, der allerdings schnell zum Vorteil gewandelt werden kann:
»Clevere Arbeitgeber beteiligen lieber ihre Mitarbeiter an der Kostenersparnis, die ihnen die kurzfristig Beschäftigten gegenüber dem 450-Euro-Minijob bescheren – anstatt sinnfrei fast 30 Prozent Pauschalabgaben an den Staat abzuführen«, rät Ulrich Müller.
Damit dieses Beschäftigungsmodell zur Anwendung kommen kann, muss der Mitarbeiter zudem einige Voraussetzungen erfüllen. Eine kurzfristige Beschäftigung ist ausgeschlossen, wenn die Aushilfstätigkeit »berufsmäßig« ist. Was so viel heißt wie: Der Job muss von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung und nur ein gelegentlicher Hinzuverdienst sein. Auf die Höhe des monatlichen Verdienstes kommt es dagegen nicht an.
Studenten, Schüler, Rentner und Hausfrauen/-männer können also beispielsweise problemlos kurzfristig beschäftigt werden. Aber auch für Selbstständige und Arbeitnehmer, die bereits einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung nachgehen, eignet sich das Modell. Nicht dafür infrage kommen dagegen beispielsweise Saisonkräfte im Haupterwerb, sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer, die sich im unbezahlten Urlaub oder in Elternzeit befinden, oder Schulentlassene und exmatrikulierte Studenten vor der Aufnahme einer Dauerbeschäftigung oder Ausbildung.
Um böse Überraschungen zu vermeiden, sollte der Arbeitgeber zudem vorab überprüfen, ob ein Bewerber bereits andere kurzfristige Beschäftigungen ausübt. Dies ist unbedingt auszuschließen, da mehrere aufeinanderfolgende kurzfristige Beschäftigungen – unabhängig vom jeweiligen Arbeitgeber – bei der Prüfung der Zeitgrenze zusammengerechnet werden. Sobald bei Beginn jeder neuen Beschäftigung im laufenden Kalenderjahr die Grenze von 70 Arbeitstagen (bzw. maximal drei Monaten am Stück bei einer 5-Tage-Woche) überschritten wird, handelt es sich um eine versicherungspflichtige Beschäftigung. Dann droht dem Arbeitgeber die Nachzahlung der Sozialversicherungsbeiträge. Zu beachten ist außerdem, dass zwischen wiederholten kurzfristigen Tätigkeiten bei ein und demselben Arbeitgeber mindestens zwei Monate Unterbrechung liegen müssen.
Studenten sind bei Arbeitgebern in der Regel gern gesehene Arbeitskräfte: Sie sind kranken-, pflege- und arbeitslosenversicherungsfrei, wenn sie während des Studiums eine mehr als geringfügige Nebenbeschäftigung ausüben. Sie gelten dann als sogenannte »Werkstudenten«.
So weit so gut – doch lauern auch bei diesem Beschäftigungsmodell einige Stolpersteine, die der Arbeitgeber beachten muss: Zum einen darf der Werkstudent während seiner Beschäftigung niemals weniger als 450,01 Euro pro Monat verdienen. »Rutscht er mit seinem Verdienst unter diese Grenze, ist das Arbeitsverhältnis als 450-Euro-Minijob abzurechnen. Für den Arbeitgeber sind dann rund 30 Prozent Pauschalabgaben an die Minijob-Zentrale fällig«, warnt der Jurist Ulrich Müller.
Auch Werkstudenten müssen zudem festgelegte Zeitgrenzen einhalten, allerdings nur während der Vorlesungszeit. Da das Studium als Hauptbeschäftigung im Vordergrund stehen muss, sind dann nur 20 Wochenstunden erlaubt. Davon ausgenommen sind Arbeitseinsätze am Abend, an Feiertagen und an den Wochenenden. Wer »schummelt« oder die Zeitgrenze schlichtweg ignoriert, läuft Gefahr, dass das Arbeitsverhältnis vollumfänglich sozialversicherungspflichtig wird.
Achtung: Wird ein Student exmatrikuliert, nimmt er ein Urlaubssemester oder gibt sein Studium ganz auf, darf er nicht mehr als Werkstudent beschäftigt werden.
Welche Beschäftigungsmodelle zu bevorzugen sind, ist individuell vom Betrieb und dessen Anforderungen hinsichtlich Flexibilität und Sicherheit abhängig. Eine nachhaltige Personalplanung für das ganze Jahr ist die Grundlage für die Optimierung der Personalkosten. Nutze die verschiedenen Modelle je nach Bedarf und du und deine Mitarbeiter werden Kostensparen!
Text: Daniela Müller
Dieser Artikel wird präsentiert von der Buhl-Gruppe
Bildquelle Titelbild: © Hotelwäsche Erwin Müller GmbH
