Warum sich Outsourcing wirklich lohnen kann… Das Existenzgründerleben könnte so schön und aufregend sein – wenn nicht der lästige Papierkram wäre. Auch die Lohnbuchhaltung treibt so manchem Neu-Unternehmer den Angstschweiß auf die Stirn. Kein Wunder, denn Leichtfertigkeit ist bei diesem Thema nicht angebracht und kann schnell teuer werden. Die Rettung in der Not: Auf die Branche spezialisierte Dienstleister lotsen den Gründer sicher in den Hafen der Bürokratie.
Aller Anfang ist schwer – getreu dieser unbestreitbaren Weisheit müssen sich Existenzgründer zunächst durch den unglaublich komplexen Dschungel der Bürokratie kämpfen. Wer sich von der ersten Minute an mit Herzblut seiner Geschäftsidee widmen möchte, sollte sich frühzeitig Hilfe vom Fachmann ins Boot holen. Ein Bereich, in dem sich das Outsourcing meist schnell bezahlt macht, ist z. B. die Lohnbuchhaltung. Hier werden die Lohn- und Gehaltsabrechnungen inklusive aller damit verbundenen Abgaben und Nebenkosten abgewickelt sowie die Stammdaten des Personals gepflegt.
Noch bevor der erste Mitarbeiter im neu gegründeten Geschäft mitanpacken kann, gilt es in puncto Lohnbuchhaltung einige Hürden zu meistern: Bei der Agentur für Arbeit muss z. B. eine Betriebsnummer beantragt werden, mit der später die Meldungen zur Sozialversicherung erfolgen können. Als nächstes benötigt der Gründer vom Finanzamt eine Steuernummer für Ertragsteuer- und Lohnsteuerzwecke. Letztere wird gebraucht, um Mitarbeiter bei der ELStAM-Datenbank anzumelden, die im Jahr 2013 die gute alte Papier-Lohnsteuerkarte abgelöst hat. Zudem ist es Pflicht, das neue Unternehmen bei der zuständigen Berufsgenossenschaft zu registrieren, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter gegen Arbeitsunfälle versichert sind. Das Risiko, etwas Wichtiges zu vergessen, ist groß – zumal das eigentliche Kerngeschäft gerade am Anfang nicht vernachlässigt werden darf. Grund zum Verzweifeln gibt es trotzdem nicht, denn bereits für kleines Geld bieten professionelle Dienstleister ihre Unterstützung beim lästigen Papierkram – und darüber hinaus.
Als spezialisierter Dienstleister für Unternehmen aus der Branche bietet z. B. die Buhl Lohn GmbH mit Sitz in Augsburg, weit mehr als nur die bloße Erledigung der üblichen, regelmäßig anfallenden Pflichten rund um die Lohnbuchhaltung und Entgeltabrechnung. Die Experten begleiten den Gründer ab seinem ersten Schritt auf dem Unternehmerparkett. Schon bei der Einstellung des Personals kann nämlich ohne fachkundige Unterstützung jede Menge schiefgehen. Werden die Mitarbeiter sozialversicherungsrechtlich falsch eingestuft, Vergütungen, Zulagen und Überstunden nicht tarifkonform vereinbart oder arbeitsrechtliche Vorgaben missachtet, stehen am Ende zwangsläufig falsche Abrechnungen, selbst wenn die Lohn-Software formal richtig gerechnet hat. „Um dies zu vermeiden, sprechen wir im Vorfeld mit unseren Kunden, analysieren ihre Personalstruktur und erarbeiten gemeinsam mit ihnen optimierte Lösungen“, erläutert Wolfgang Laurien, Leiter der Entgeltabrechnung der Buhl Lohn GmbH.
... gegenüber branchenfremden Dienstleistern ist unsere langjährige Erfahrung. Wir kennen alle Eigenheiten und besonderen Anforderungen der Gastronomie und Hotellerie – und lassen unsere Kunden von unseren Wissen profitieren.
Obendrein erhält der Jung-Unternehmer fachkundige Unterstützung bei der professionellen Erstellung seiner Arbeitsverträge. „Leider wird dieses Thema gerne auf die leichte Schulter genommen, häufig sogar vergessen. Gemäß dem deutschen Nachweisgesetz muss aber jeder Mitarbeiter einen schriftlichen Arbeitsvertrag erhalten. Versäumt der Unternehmer diese Möglichkeit, die wesentlichen Rahmenbedingungen festzuhalten, erfolgt das böse Erwachen häufig bei einer späteren Trennung. Vor Gericht hat dann nämlich jede Partei ihre Behauptungen darzulegen und zu beweisen, was bei nur mündlich getroffenen Vereinbarungen nahezu unmöglich ist.
Außerdem helfen die Experten von Buhl Lohn dem Gastronomie-Gründer dabei, seine Kostenstruktur von Beginn an optimal zu gestalten. Sie analysieren gemeinsam mit dem Unternehmer, welche Beschäftigungsformen für Unternehmer und Mitarbeiter am besten geeignet sind. Und hier kann gerade in der Gastronomie viel Geld gespart werden.
Ein Beispiel: Völlig zu Unrecht hält sich in der Gastronomie beharrlich der Irrglaube, dass der 450-Euro-Minijob für Aushilfen die günstigste Lösung sei. Tatsächlich handelt es sich dabei um die teuerste Form der Beschäftigung, nur ist sich dessen kaum jemand bewusst: Der Staat kassiert hohe Lohnnebenkosten, ohne Gegenleistungen zu erbringen. Ganze 30 Prozent Pauschalabgaben – und damit sogar prozentual mehr als die Sozialabgaben bei einem Vollzeitjob ausmachen – muss der Arbeitgeber an die Minijob-Zentrale in Bochum und an das Finanzamt abdrücken. Dabei gibt es Alternativen, die für den Gastronomen sehr viel günstiger sein können, wie z. B. das Modell „Kurzfristige Beschäftigung“. Dabei sollte man sich vom Begriff „kurzfristig“ nicht in die Irre führen lassen. Der bedeutet lediglich, dass die Beschäftigung von vorneherein auf nicht mehr als drei Monate oder insgesamt 70 Tage im Jahr (längstens für ein Jahr) befristet ist. Der kurzfristige Minijob eignet sich also gerade in der Gastronomie ideal für den Saison-Job im Sommer oder die regelmäßige Aushilfe am Wochenende. Damit diese Beschäftigungsvariante angewendet werden kann, muss der Mitarbeiter allerdings bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Diese sollten einem professionellen Lohnbüro bekannt sein. „Trotzdem haben wir die Erfahrung gemacht, dass gerade nicht spezialisierte Dienstleister häufig vorschnell den 450-Euro-Job anmelden, wohl auch weil er auf den ersten Blick bequemer im Handling ist – allerdings eben auch sehr teuer“, so Wolfgang Laurien.
Erstes Argument: Eine korrekte Lohnabrechnung macht zufriedene Mitarbeiter.Die Investition in das Outsourcing der Lohnbuchhaltung und Entgeltabrechnung rechnet sich schließlich nicht nur finanziell für den Gründer, sondern sorgt auch möglichem Kummer mit dem Personal vor: „Einem Betrieb bleiben gute Mitarbeiter heutzutage nur dann erhalten, wenn die Arbeitsbedingungen stimmen und die Lohnabrechnungen korrekt sind, denn beim Geld hört bekanntlich der Spaß auf“, ist Wolfgang Laurien überzeugt. Nicht zuletzt aufgrund des anhaltenden Bewerbermangels im Gastgewerbe ist es also wenig ratsam, das Thema auf die leichte Schulter zu nehmen.
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