Wer in der Gastronomie arbeitet, hat tagtäglich mit größeren Bargeld-Beträgen zu tun! Deshalb ist ein gut geführtes Kassenbuch wichtig. Ein fehlerhaft geführtes Kassenbuch ist außerdem keine Bagatelle – gut informiert zu sein ist deshalb Pflicht!
Ein Kassenbuch bietet einen Überblick über die Summe an Bargeld in der Kasse. Das bedeutet: Alle Bargeld Einnahmen und Ausgaben müssen täglich im Kassenbuch vermerkt werden. Nach Ladenschluss heißt es dann: Kassensturz! Es muss geprüft werden, ob der Soll-Bestand an Bargeld aus dem Kassenbuch mit dem tatsächlichen Ist-Bestand in der Kasse übereinstimmt. Um zu belegen, dass das Kassenbuch korrekt ist, müssen zusätzlich alle Rechnungen und Quittungen beigelegt werden.
Als Gastronom bist du dazu verpflichtet, eine Kasse zu führen – und damit auch ein Kassenbuch. Denn ein Kassenbuch ist für jeden Kassenbetreiber verpflichtend gesetzlich vorgegeben. Die Betriebsgröße ist dabei unwichtig.
Das Ziel eines Kassenbuchs ist vor allem eines: Die Unterschlagung von Bargeldeinnahmen soll erschwert und somit Steuerhinterziehung verhindert werden. Ein nicht ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch ist also keine Kleinigkeit, sondern wird häufig als Steuerhinterziehung gewertet. Das Finanzamt darf jederzeit eine Kassennachschau (sprich: Betriebsprüfung) durchführen und dein Kassenbuch einsehen. Unregelmäßigkeiten springen dabei schnell ins Auge und ziehen nicht nur Steuernachzahlungen, sondern häufig auch ein Strafverfahren nach sich!
Alle Bargeld Einnahmen und Ausgaben müssen im Kassenbuch festgehalten werden. Wann? Mindestens einmal täglich und auf jeden Fall bei Geschäftsschluss. Auch Bargeld, das du privat ausgelegt oder entnommen hast, zählt dazu. Das heißt: Jede Bargeldbewegung muss mit Datum, Betrag und Währung vermerkt werden. Wichtig ist hierbei eine chronologische Reihenfolge. Zusätzlich müssen für alle Geschäftsvorfälle entsprechende Belege vorhanden sein, die mit einer fortlaufenden Belegnummer versehen sind. Außerdem müssen auch der Buchungstext, die Umsatzsteuer (in Prozent und als Betrag!) und der aktuelle Kassenbestand dokumentiert werden.
Das Kassenbuch sowie alle Belege und Quittungen sowie die Kassensummen-Endbons müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Damit deine Buchführung nachvollziehbar ist, solltest du zusätzlich auch Preislisten und Speisekarten so lange zurücklegen.
Am Ende jedes Tages muss die Kasse ausgezählt werden. Das heißt: Du musst den Ist-Bestand deiner Kasse genau zählen und dokumentieren. Hierfür muss ein Kassenzählprotokoll angelegt werden. In diesem Protokoll gibt es für jede Münz- und Scheinart eine Spalte, in die die genaue Stückzahl aus der Kasse eingetragen wird. Anschließend kann der Kassenstand einfach berechnet werden. Der Kassenstand muss natürlich genau mit dem Soll-Bestand aus dem Kassenbuch übereinstimmen. Ist das nicht der Fall, musst du auf Fehlersuche gehen. Korrekturen müssen so dokumentiert werden, dass das Finanzamt sie sinnvoll nachvollziehen kann.
Wie du dein Kassenbuch führst, ist erst einmal dir selbst überlassen. Durch die GOBD-Richtlinien ist aber vorgegeben, dass Gastronomen, die ein digitales Kassensystem nutzen, auch ihr Kassenbuch digital führen müssen.
Viele Gastronomen nutzen Excel, um ihr Kassenbuch zu führen. Hier gibt es allerdings ein Problem: In einer Excel Tabelle können die Daten nachträglich geändert werden. Durch die GOBD ist seit 2017 aber vorgegeben, dass solche Daten unveränderlich sein müssen. Wer sein Kassenbuch elektronisch führen möchte, sollte deshalb auf eine entsprechende Kassenbuch-Software zurückgreifen. Nur, wer keine elektronische oder digitale Registrierkasse nutzt, darf Excel-Vorlagen zur Kassenbuchführung nutzen. Allerdings müssen diese Vorlagen ausgedruckt und anschließend handschriftlich ausgefüllt werden. Wichtig: Am Ende unterscheiben!
Auch wenn es mehrere Möglichkeiten zur Kassenbuch-Führung gibt – die einfachste Variante ist ein digitales Kassensystem, bei dem ein digitales Kassenbuch bereits integriert ist. So kannst du sicher sein, dass auch in stressigen Situationen kein Geschäftsvorfall verloren geht und alle Buchungen detailliert erfasst werden. Ein weiterer Vorteil: Bei einigen digitalen Kassen gibt es ein integriertes Kassenzählprotokoll.
Die wichtigsten Infos auf einen Blick:
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