Ab dem 1. Januar 2020 gilt deutschlandweit die Kassensicherungsverordnung – kurz auch KassenSichV genannt. Das heißt: Alle digitalen Registrierkassen sowie Systeme zur Sicherung, Aufzeichnung und Abrechnung müssen ab diesem Zeitpunkt über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Die bestehenden Kassensysteme müssen also entweder aufgerüstet oder ersetzt werden.
Wie auch die GoBD und das Kassenbuch ist die Kassensicherungsverordnung Teil der Fiskalisierung von Kassensystemen. Diese ist im „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ rechtlich verankert. Digitale Kassensysteme sind in Zeiten der zunehmenden Digitalisierung immer mehr im Kommen. Kein Wunder, denn sie sind leicht zu bedienen und sparen im stressigen Gastro-Alltag viel Zeit – und damit auch Geld. Allerdings konnten sie bisher auch leicht manipuliert werden. Mit der Kassensicherungsverordnung sollen nun Steuerhinterziehung und Schwarzgeld verhindert werden. Um das zu erreichen, müssen Kassensysteme ab 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Ob dies auch der Fall ist, wird das Finanzamt streng kontrollieren.
Die TSE soll sicherstellen, dass die Einzelaufnahmen der Kasse nicht verändert werden können. Die Daten werden also so aufgezeichnet, dass sie nicht verändert oder gelöscht werden können. Um das gewährleisten zu können, schickt die Kasse die Daten sofort nach der Eingabe an die TSE. Diese besteht aus drei Teilen: Sicherheitsmodul, Speichermedium und digitale Schnittstelle.
Die Funktion des Sicherheitsmoduls ist es, die aufgezeichneten Daten so zu sichern, dass sie nicht mehr verändert oder gelöscht werden können. Ein Manipulationsversuch würde deshalb schnell bemerkt werden – hierfür nutzt das Finanzamt eine spezielle Prüfsoftware. Das Speichermedium sorgt dafür, dass die Grundaufzeichnungen so lange gespeichert werden, bis die gesetzliche Aufbewahrungsfrist vorüber ist. Durch die digitale Schnittstelle ist gewährleistet, dass die Kassendaten zu jeder Zeit störungsfrei an das Finanzamt übertragen werden können.
Der Stichtag für die KassenSichV ist der 1. Januar 2020. Bis dahin müssen alle digitalen Registrierkassen mit einer zertifizierten TSE ausgerüstet sein. Da die ersten zertifizierten TSEs aber erst ab Oktober 2019 erhältlich sind, wurde eine Nichtaufgriffsregelung beschlossen. Nach dieser werden fehlende TSEs bis zum 30. September 2020 nicht beanstandet. Es kann durchaus vorkommen, dass es auf Grund der hohen Nachfrage bei den Herstellern etwas dauert, bis du dein Kassensystem erneuern kannst. Sollte es nicht möglich sein, die bestehende Kasse nachzurüsten, gibt es eine Übergangsfrist. Diese gilt aber nur für Kassen, die zwischen dem 25. November 2010 und dem 31. Dezember 2018 gekauft wurden. Besitzt du eine solche Kasse, darfst du sie noch bis Ende 2022 nutzen. Du kannst dir also mit der Einführung eines neuen Kassensystems Zeit lassen. Ältere Kassen sind von der Übergangsregelung ausgenommen und müssen sofort ersetzt werden. Andernfalls drohen Geldbußen von bis zu 25.000 Euro.
Gemeinsam mit der Kassensicherungsverordnung treten noch zwei weitere Neuerungen in Kraft: Die Kassenmeldepflicht und die Belegausgabepflicht.
Gemeinsam mit der Kassensicherungsverordnung kommt auch die Kassenmeldepflicht. Das bedeutet: Du musst deinem Finanzamt melden, welches Kassensystem du nutzt und wie viele Kassen du verwendest. Verändert sich die Anzahl an Kassen oder steigst du auf ein neues Kassensystem um, muss das ebenfalls sofort beim Finanzamt angegeben werden. Tust du das nicht, machst du dich strafbar.
Mit Einführung der Kassensicherungsverordnung wird auch die Belegausgabe Pflicht. Du musst also für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg zur Verfügung stellen. Ziel ist es, alle Verkäufe zu dokumentieren, sodass sie nicht im Nachhinein storniert werden können. Mitnehmen müssen deine Kunden den Beleg nicht.
Du bist mit Inkrafttreten der Kassensicherungsverordnung nicht dazu verpflichtet, eine digitale Kasse zu nutzen. Anders als in vielen anderen Ländern sind in Deutschland auch offene Ladenkassen weiterhin erlaubt. Diese sind allerdings sehr aufwändig zu führen – eine digitale Registrierkasse bietet hier viele Vorteile!
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